Es ist zum Mäusemelken ist man versucht zu sagen, denn als Selbstständiger ist es nicht immer einfach, sich selbst zu organisieren und das Maximale aus der täglichen Routine zu holen. Nun werden einige sagen, dass das doch toll ist und man als selbstständiger Shopbetreiber, keinen Chef hat, sich die Zeit frei einteilen kann und keine Zahlen reporten und abliefern muss. Doch liegt genau hierbei das Problem, denn kaum jemand muss mehr auf seine eigene Produktivität und Effizienz achten wie der Selbstständige! Leider scheitern genau hier viele daran, denn wer nicht kaufmännisch plant und handelt und sich nicht täglich motiviert auch lästige Arbeiten zu machen wird in Schwierigkeiten kommen. Das fängt beim Schreiben des Angebots an und hört bei der Rechnung auf. Keine Frage, das Leben des Selbstständigen ist schön, wenn die Dinge gut laufen, doch in schwierigen Zeiten wird man all das vermissen, was der Arbeitnehmer zu schätzen weiss.
Die Sache mit Zeiteinteilung beim Selbstständigen
Zeitmanagement gehört zu den vielleicht wichtigsten Dingen, die man als Gründer oder Inhaber einer Firma, im Grill haben muss. Zeit ist schließlich Geld und so sollte man genau darauf achten, wieviel Zeit welche Tätigkeit in Anspruch nehmen darf. Es macht Sinn, sich einen oder gar mehrere vergangene Monate anzusehen und zu analysieren, ob man wirklich effizient war und ob die Dinge, mit denen man sich befasst hat, auch zu Ergebnissen führen. Bei Agenturen dürften Zeitmanagement und Projektmanagement gar noch wichtiger sein, denn wer zu viel Zeit an einem Projekt sitzt, wird am Ende drauflegen. Es gilt also innerhalb des Projektmanagements die richtigen Prozesse zu schaffen, die unterstützen, wenn es darum geht, die Zeit richtig zu messen, zu analysieren und zu optimieren. Es gibt zahlreiche Apps und Tools, die hier hilfreich sind. Besonders wertvoll sind etwaige Tools für Agenturen und Selbstständige, wenn die Firma gar mehrere Mitarbeiter beschäftigt, denn während das eigene Zeitmanagement schon wichtig und schwer genug ist, ist die Zeiterfassung und Optimierung der Kommunikation in der Firma gar noch wichtiger, wenn man Angestellte hat, die am Monatsende ihren Gehaltsscheck entgegen nehmen.
Projektmanagement – wichtig wie nie – einfach wie nie
Tja, digitale Zeiten bringen neue Herausforderungen mit sich. Ein guter Geschäftsführer, eine gute Führungskraft muss in der Lage sein, ein effizientes Change Management innerhalb der Unternehmenskultur zu implementieren. Dies fängt im Kopf an und hört bei den Prozessen auf. Eine Firmen und deren Mitarbeiter, die sich offen gegenüber Veränderungen wie zum Beispiel neue Projektmanagement Software zeigen, verfügen ob der Fähigkeit sich zu verändern, über einen klaren Wettbewerbsvorteil. Auch die beste, neu eingeführte Projektmanagement Software ist nur dann wirklich eine Hilfe, wenn die Mitarbeiter und Führungskräfte sich der neuen Software gegenüber offen zeigen. Der Wille zur Veränderung muss vorhanden sein und genau hierbei sind Selbstständige und Chefs oft mit Problemen konfrontiert, denn jener, der im beruflichen Alltag immer recht hat, wird sich schwer damit tun, dass eigene Handeln und die eigenen Handlungsmuster zu hinterfragen. „Antworten wie, wir brauchen keine neue Software, wir machen das schon immer so und machen alles per Hand“, sind keine Seltenheit, wenn man Chefs mit neuer Software konfrontiert. Denkt man jedoch an das Beispiel ERP Implementierung, was natürlich meist ein wuchtiges, umfangreiches und teures wie langwieriges Projekt ist, so dürfte man meist überrascht sein, wie sich ein derartiger Prozess lohnt und amortisiert. Man sollte niemals den Kostenfaktor Zeit unterschätzen. Zeit ist eben Geld und das gilt für Agenturen, KMUs, Shopbetreiber, KFZ Werkstätten und für Großkonzerne gleichermaßen.
Worauf sollte man bei Software achten?
Egal ob Zeiterfassungssoftware, Agentursoftware oder ERP. Eine neue Software sollte gut nicht der jeweiligen Firma neue Prozesse aufzwingen, sondern im besten Fall die bestehenden Prozesse so gut es geht abbilden können. Die Einführung der falschen Software wird Geld, Zeit und Energie fressen, daher sollte man genau prüfen, testen und vergleichen bevor man sich auf eine neue Software festlegt. Wichtig ist auch, dass der Software Anbieter über entsprechende Branchenerfahrung verfügt. Es macht Sinn, sich hierbei die Referenzen genau anzusehen und sich die Frage zu stellen, welche Software die Konkurrenz im Einsatz hat. Eine Software, die sich im Projektmanagement des Maschinenbauers eignet und erfolgreich zum Erfolg beiträgt, ist längst nicht die richtige Software für die Agentur, die Kunden im SEO Bereich, im Marketing oder bei der Grafikerstellung berät.
Redundanz und Support
Auch sollte der Software Anbieter über eine gewisse Reputation und Größe verfügen. Schwierig ist die Abhängigkeit von einer Software, dann, wenn man von wenigen klugen Köpfen abhängig ist. Dies lässt sich recht gut beschreiben, indem man von einer Ein Mann – Firma ausgeht. zwar ist die Ein Mann Firma ganz prima in dem was sie tut, doch was passiert, wenn der Kopf der Firma erkrankt oder aus anderen Gründen verhindert ist. bei einem großen Software Anbieter springt der nächste ein, wenn dem so ist und ein neuer gut geschulter Mitarbeiter für den Support wird sich finden. Dies ist ein wichtiges Thema, denn die Abhängigkeit von funktionierender Software ist in unserer digitalen Zeit immens. Software steht selten still. Sie wird weiterentwickelt, gewartet und muss für die jeweiligen Kunden und deren Prozesse angepasst werden.
Wir hoffen ein wenig Hilfe gegeben zu haben, damit all unsere selbstständigen Leser über die eigene Zeiteinteilung nachdenken und die eigenen Prozesse hinterfragen. Wieviel zeit verbringt man mit was und wie kann man Zeitfresser identifizieren und bekämpfen? Das dürfte die Kernfrage sein.